Como o "Arquivei" tem ajudado as empresas.

As empresas brasileiras precisam ficar cada dia mais atentas aos fatores diretos e indiretos que podem levá-las a enfrentar problemas com a Receita. Isso porque a sofisticação do aparato tecnológico da instituição permite consultar as NFes de forma on-line, para checar se as obrigações fiscais estão sendo cumpridas, bem como cruzar dados de emissor e receptor de uma NFe.

Isso significa que, mesmo que você considere que sua vida fiscal esteja em ordem, pode desconhecer problemas no fornecedor e, assim, ter que receber os fiscais da Receita em sua empresa, uma vez que, na dúvida, ela irá checar os dados tanto no emissor quanto no receptor de uma mercadoria ou serviço.

Nunca foi tão importante estar com os dados armazenados e organizados de forma impecável para consulta às NFes. As multas referentes ao não cumprimento das obrigações fiscais são altas. Além disso, os documentos não podem conter erros, o que anula a validade da documentação e ainda pode caracterizar má fé, do ponto de vista da Receita.

Há casos em que, além das multas, a empresa pode ser excluída do Simples Nacional, por exemplo. Também é crucial que, durante uma eventual visita dos fiscais, todos os arquivos XML sejam encontrados facilmente. É importante poder apresentar a documentação solicitada de maneira tranquila, sem nervosismo.

Os problemas mais comuns

Como dissemos, são diversos os fatores que podem levar a problemas com a Receita Federal. Alinhamos os mais comuns, assim como a forma de evitá-los:

1. A multa para uma transação sem nota fiscal eletrônica é de 50% do valor da operação para o emissor e de 35% para o receptor, ou seja, a punição é prevista para as duas partes. Também existe penalidade para o não registro contábil da transação, válida para as duas empresas envolvidas;

2. Não basta emitir a NFe. Ela precisa obedecer a ordem numeral estabelecida. Se houver salto, por erro, a empresa é obrigada a comunicar o fato à Sefaz até o décimo dia do mês subsequente. Do contrário, sofrerá uma multa de R$ 246,30;

3. Se, por qualquer motivo, a NFe precisar ser cancelada, a empresa tem o prazo máximo de 24 horas para fazê-lo junto à Sefaz. Além disso a escrituração de NFes canceladas precisa ser realizada pelo emissor e pelo receptor da NFe, para que não haja discrepâncias;

4. A divergência entre os dados de valor e do destinatário devem estar compatíveis com os dados contidos no Danfe. Diante de irregularidades, a multa varia entre R$ 328,40 a até 100% sobre o valor da transação;

5. A falta de envio do arquivo XML pelo fornecedor ao cliente é outra fonte de problemas com a Receita Federal. É um descuido comum, pois não existe uma regra clara de como deve ser enviado o XML: se por e-mail, por download no site do cliente ou outro tipo de acordo. Nesse caso, comprovado o não envio, a multa pode alcançar 50% do valor da operação;

6. Na contabilidade, as penalidades são ainda mais sérias. A não apresentação do SPED Contábil dentro do prazo estipulado atinge R$ 5 mil por mês ou por fração e ainda impede a empresa de participar de licitações no setor público.

Como evitar problemas?

Somente o uso de sistemas automatizados de processamento de NFes impede que haja erros no processamento e alerta para divergência de dados, especialmente no caso de grande volume de documentos fiscais. Com o Arquivei, é possível armazenar, organizar e consultar NFe de forma online, uma vez que o sistema encontra-se vinculado ao próprio sistema da Sefaz.

Com o Arquivei, é possível consultar, baixar e armazenar todas as NFes para seu CNPJ de maneira automática e, ainda, realizar o upload de todas as notas que sua empresa emitiu. Além disso, 100% dos XMLs dos documentos fiscais são gerenciados, incluindo CTes e NFSes. Isso significa que você terá acesso a todas as informações que a Receita tem da sua empresa.

O Arquivei pode ajudar a sua empresa em tudo o que você precisa em relação a documentos fiscais:

1. Fácil acesso às notas existentes: caso sua empresa esteja passando por um processo de fiscalização e seja solicitada a apresentar milhares de notas fiscais eletrônicas (NFe), isso se torna extremamente simples de ser feito pelo Arquivei. Basta inserir a lista de chaves de acesso requisitada pela fiscalização no sistema que você baixa um arquivo ZIP com todas elas – tanto em XML quanto em Danfe;

2. Acesso a NFes extraviadas: se a Receita solicitar NFes não armazenadas ou extraviadas por sua empresa, o Arquivei ajuda você a recuperá-las. É só consultar nossa Consultoria de Recuperação de Notas;

3. Armazenamento de documentos fiscais: com o Arquivei, sua empresa está garantida em relação à obrigação legal de armazenamento por até cinco anos. Suas NFes ficam à disposição no Arquivei e você deixa de se preocupar com servidores e sistemas de backup;

4. O sistema avisa de forma automática quando uma NFe é cancelada: isso evita que as notas sejam escrituradas erroneamente, evitando problemas com o Fisco;

5. Manifestação de destinatário: esse recurso do Arquivei permite que se avise ao Fisco sobre notas emitidas para você sem seu consentimento. A Manifestação de destinatário informa ao Fisco o seu desconhecimento dessas notas, preservando você, de forma documentada, de futuros questionamentos.