Planejamento

Faça um bom planejamento

 

Tudo deve começar com o desenvolvimento de um bom planejamento. 

 

Aqui, faça uma análise minuciosa acerca de todas as tarefas que se relacionam ao departamento de TI.

Nesse sentido, é importante descrevê-las corretamente (com o máximo de detalhes possível) e definir quais são os seus objetivos dentro da empresa.

 

Entenda que sem esses esclarecimentos você terá dificuldades para:
estabelecer os orçamentos;
acertar na contratação do pessoal;
determinar qual a influência do setor para as estratégias gerais do negócio.

Lembrando que, se até pouco tempo as tecnologias da informação eram tidas como uma parte única e de singela interferência para a consecução de bons resultados, hoje a realidade é totalmente diferente: uma gestão de TI deficiente vai na contramão de quem deseja crescer e se sobressair no mercado.


2. Invista em ferramentas adequadas

O próximo passo é investir em ferramentas adequadas. As opções disponíveis são inúmeras e se aplicam às mais diversas necessidades. Embora cada empresa tenha as suas próprias particularidades, há duas soluções que certamente ajudarão: ERP e CRM.
ERP

Indiscutivelmente uma das principais tecnologias no que corresponde ao gerenciamento das informações, um ERP é, sem sombra de dúvida, uma ferramenta obrigatória para todo e qualquer tipo empresa, incluindo as agências.

Sigla para Enterprise Resource Planning — Planejamento dos Recursos Empresariais, em português —, sua utilização possibilita integrar todos os setores do negócio em apenas um único ambiente de controle.

Essencialmente, um ERP nada mais é do que um software de gestão integrada. 

Em resumo, ele contribui para a otimização dos processos operacionais e administrativos, centralizando os dados e dando suporte para a tomada de decisão.

Sob uma visão um pouco mais detalhada, esse sistema promove:
um ganho de eficiência no uso das capacidades internas;
a eliminação dos retrabalhos;
a segurança das informações por meio das permissões de acesso;
a padronização dos processos com integração e uniformidades entre as áreas;
a automatização das tarefas etc.

Compras, formação de propostas, contas a pagar e receber, contratos e análise de resultados são apenas algumas das funcionalidades que você terá ao utilizar um ERP. Quando o assunto é a gestão de TI para agências, a aplicação dessa ferramenta certamente será vantajosa.


CRM

Qual importância você dá para o relacionamento com o cliente? Provavelmente, muita, não é mesmo? Pois então, é por esse motivo que investir em um CRM também é algo recomendado, já que a função dele é exatamente essa: gerir o relacionamento com o cliente!

Em termos da tecnologia da informação, não há como negar o fato de que o departamento comercial se tornou um dos mais dependentes. Para quem realmente quer estabelecer uma boa gestão de TI, essa ferramenta não decepciona em nada, pelo contrário, ajuda na compreensão dos trabalhos. 

 

3. Esteja atento e atualizado quanto às tendências do setor

Considerando que você fez um bom planejamento e que já esteja usando as ferramentas adequadas, não se esqueça de estar sempre atento e atualizado em relação às tendências do setor. A velocidade com que as mudanças ocorrem está cada vez maior, por isso, estar a par dos últimos acontecimentos no campo da TI é mais do que necessário.

Por ser a área responsável pela conexão entre todas as outras e também pela sustentação operacional das organizações, sua atenção deve ser direcionada tanto para as inovações quanto para os possíveis riscos. 

 

4. Dê espaço ao outsourcing de TI

É aqui em que muitos pecam, no outsourcing de TI, ou melhor, ao não dar seu devido espaço. Fazer tudo internamente não é recomendando, especialmente para as pequenas e médias empresas.

Como você sabe, os recursos para operar o negócio costumam ser limitados. Diante disso, os que ainda “teimam” por não contratar as terceirizações ficam defasados, não conseguem garantir uma boa infraestrutura e muito menos o bom funcionamento dos processos.

Questões como hospedagem e segurança dos dados devem ser repassadas para quem tem a expertise em tais serviços. Dessa forma, você estará livre de preocupações como:
gastos com aquisição e modernização de infraestrutura;
proteção das suas informações (e também dos clientes);
indisponibilidade dos seus sistemas.

No entanto, ao terceirizar, é preciso ter muito cuidado, pois se você escolher um parceiro errado, os problemas certamente virão. Em vista disso, vai a dica: converse com uma consultoria em TI para que se possa mitigar os riscos e obter soluções mais eficientes.

Definir como serão realizados os backups da agência e quais tipos de serviços (nuvem, remoto, local etc.) melhor se adaptam às exigências são pontos básicos, mas geram dúvidas na maioria das vezes.

Com uma consultoria de TI ao seu lado, tudo isso é observado, de modo a garantir as escolhas corretas. Além de receber bons serviços, em casos de contratempos, você conta com um suporte especializado e sempre disponível.

Por fim, vale deixar claro que a gestão de TI para agências é uma atribuição que influencia significativamente no seu sucesso no mercado. Em tempos nos quais a tecnologia da informação é quem está “ditando as regras” organizacionais, faça o possível para que o seu gerenciamento seja de qualidade.